Comment transmettre aux citoyens leurs documents personnels tout en respectant la réglementation RGPD ?

Vous transmettez des mails et des documents à données personnelles sans cryptage à vos citoyens ? Cette pratique n’est pourtant pas sans risque et peu conforme au RGPD. Vers quelle alternative se tourner ?

Depuis le 15 décembre 2022, les extraits de casier judiciaire délivrés par voie digitale ne peuvent plus être envoyés par mail. Ils doivent être envoyés dans l’Ebox du citoyen ou via une autre plateforme électronique.

L’envoi par mail d’autres documents administratifs comme la composition de ménage, l’acte naissance, l’acte de décès, etc. présente lui aussi des risques d’interception... À cet égard, le RGPD recommande d’ailleurs « de mettre en place des procédures internes qui garantissent la protection des données à tout moment, en prenant en compte l'ensemble des évènements qui peuvent survenir au cours de la vie d'un traitement (ex: faille de sécurité, gestion des demande de rectification ou d'accès, modification des données collectées, changement de prestataire) pour que les réflexes de protection des données personnelles soient acquis chez tous y compris en cas d'incident ».

En tant qu'administration locale, vous devez donc prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour que tout soit aussi sûr que possible. Vers quelle solution sécurisée se tourner ? Notre guichet électronique eGovFlow est une alternative sûre. Il permet de délivrer en toute sécurité et de manière automatique des documents à vos citoyens.

En utilisant eGovFlow, vous vous assurez que le document à données personnelles ne peut être consulté que par ce destinataire car il doit se connecter via eID ou via CSAM. De cette manière, vous avez la certitude que le document est délivré à la bonne personne et que vous respectez le RGPD.

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