Beauvechain : "eGovFlow nous facilite la vie et permet de dégager du temps pour d'autres tâches"

Jusque décembre 2022, nous avons travaillé avec un logiciel d’e-guichet autre que eGovFlow. A la mise en route de cet ancien e- guichet, cela a demandé beaucoup de travail à ma collègue chargée du site internet de la commune. A l’inverse, la mise en place d’eGovFlow a été facilement réalisée.

Ensuite, le traitement des demandes est automatique via eGovFlow, à l’exception de quelques-unes qui demandent une confirmation de notre part qui s’effectue en « un simple clic ». Le citoyen reçoit directement son document à télécharger.

Avec notre ancien e-guichet, à chaque demande, l’agent devait d’abord passer par l’intermédiaire de la solution métier pour ensuite traiter cette demande comme si la personne était au guichet. Ce qui n’est pas le cas avec eGovFlow, qui effectue également automatiquement une vérification pour les demandes qui sont faites pour un tiers.

En ce qui concerne les actes d’état civil, eGovFlow interroge directement la BAEC. Si l’acte n’y est pas présent, la demande de migration est envoyée automatiquement. Avec notre ancien e-guichet, nous devions vérifier nous-même et demander la migration. Il fallait ensuite penser à vérifier si la migration avait été effectuée par l’autre commune et finaliser la demande. La migration des actes à la BAEC est tellement plus simple avec eGovFlow !

De plus, auparavant, pour chaque demande introduite, nous recevions un mail nous signalant une demande, complété d’un mail nous signalant que la demande était clôturée, autant dire que notre boite mail était inondée de mails inutiles. Ce n’est pas le cas avec eGovFlow.

Par ailleurs, eGovFlow est beaucoup plus intuitif et plus facile d’utilisation pour le citoyen. A Beauvechain, il rencontre un vif succès par rapport à son prédécesseur : cela fait tout pile un mois que nous utilisons eGovFlow. Nous avons déjà reçu 182 demandes (nous pouvons estimer +-2000 demandes sur une année). En 1 an, avec l’ancien e-guichet, nous avions reçu 913 demandes…

Autre plus : avec eGovFlow, il est possible de traiter les demandes directement dans le backoffice sans passer par la solution métier afin de pouvoir établir des statistiques précises du nombre de personnes qui introduisent leur demande par téléphone, mail, physiquement ou en ligne.

En bref, depuis un mois, eGovFlow nous facilite vraiment la vie et nous a permis de libérer du temps pour d’autres tâches.